Jak označit šanony a archivní krabice

Štítky na šanony

• Štítky LabelWriter jsou i v rozměrech na hřbety šanonů: 59 × 190 mm na široký a 38 × 190 mm na úzký šanon. Tisknou se z počítače po jednom kusu, takže nezbývají napůl použité archy.
• Samolepicí etikety A4 na hřbety (například 192 × 61 mm nebo 192 × 38 mm) potisknete na běžné tiskárně, když jich děláte víc najednou.
• Elektronické štítkovače s páskou 19 nebo 24 mm stačí na krátký popisek hřbetu nebo přihrádky.
• Pásky D1 jsou laminované, takže se neotřou ani při častém vytahování šanonu.

Archivní krabice

Na krabici dejte štítek na čelo i na bok, aby šel přečíst, ať krabice stojí jakkoli. Na velké štítky se hodí široké štítky LabelWriter nebo etikety A4.

• Permanentní popisovače jsou nejlepší na ruční popis kartonu, protože se na něm nerozpíjejí.

Co na štítek napsat

• Co v šanonu je (agenda, firma, druh dokladů) a za jaké období.
• Do kdy se musí dokumenty uchovat. Po této lhůtě je můžete bezpečně skartovat.
• Stejné pořadí údajů a stejnou velikost písma na všech šanonech. Archiv pak vypadá úhledně a lépe se v něm hledá.

Až dokumentům skončí skartační lhůta, pomůže vám článek Jak vybrat skartovačku.